キャンセルポリシーを作成した想いと反省

年末年始は仕事でもプライベートでも、予定がいろいろ立て込む時期。子どもがいれば学校関係の行事に加えて、子どもや自分の体調管理も気をつけないといけません。

キャンセルされることは悲しいです。自分がキャンセルする側に立つことを極力避けるのは当然のことです。

そこで、仕事面においては「キャンセルポリシー」を明文化。それによっての想いや反省、プライベートの予定のブッキングはどうするか、仕事の取引上はどう気をつけるか、うさくま堂の視点で考えてみました。

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その予定の優先順位はどうなのか

基本的には仕事・遊び・家族関係…どれも大切で欠かせない予定ですから、原則として先に予定した順であるのが筋。

とはいえ、楽しみにしていた遊びの予定と同じタイミングで、ものすごく大切な仕事の打ち合わせが入ってしまう…なんてことが、あるかもしれません。

当然、あとの予定をキャンセルするか変更するか…という意見もありますが、その内容判断で先の予定をキャンセルせざるを得ない場合も絶対にナシとは、私自身は思えません。同様に、直前にどうしようもない理由でキャンセルせざるを得ないことだってありますから。

ただ、その場合でも、うさくま堂では許せる場合と許せない場合があります。

それは、お断りするタイミング。

どうしても後で決まった予定を優先させたい場合、それをいつ言いますか?

後で決まった予定が入り、先の予定をキャンセルしようと決めた時に、お詫びの連絡してますか?

先約から確認の連絡があった時に、ついでのようにキャンセル…これは失礼極まりない話。はっきりと「あなたのコトは後回しです」と言われているようなもの。もう2度と関わりを持つコトはないでしょう。

 

仕事のキャンセルで反省すべきこと

10月から12月にかけて、決まっていたor決まりかけの仕事が軒並みキャンセルされる事態がありました。

正式受注後のキャンセル

うさくま堂では打ち合わせ後に正式受注されましたら、「受注確認書」に同意していただき、その時点からキャンセルとなった場合はキャンセル料が発生します。詳しくは「追加料金およびキャンセル料に関して」にまとめています。

初回のデザインを提出する直前のキャンセル…これ痛いんですが、何度かありました。打ち合わせ〜初回デザインまで、何日か時間を割いているのです。

私の力量が足りずお役に立てないと判断した場合は、キャンセル料なしで別のデザイナーさんを紹介することも可能です(もちろん、過去そのような事例はありませんが…)。

ですが、すでに始めたことに対し、お客様都合で取りやめになった場合、短期間で金額も小さかったりしても、フリーランスにとっては痛手です。

お取り引きを今後は行わないと共に、お支払いに応じていただけない方には、きちんと法的処置をとらせていただきます。

受注には至らない場合の反省点とは

お問い合わせをたくさんいただき、返信や場合によっては即お見積をとらせていただきますが、その後は残念ながら全く連絡のないお客様もいらっしゃいます。

あるいは、お話を進めたのち「あとで検討する」「来月以降に連絡する」との話から、たち消えてしまうことが多々あります。

こちらとしては、連絡をお待ちするというのが正しい姿勢と思っておりましたが、連絡をいただく予定から数日経過した段階で、なんらかのアクションを出すことが正しかったのでは…と思う今日この頃。

あまりしつこく営業的になるのは双方にとってマイナスですが、正式受注でなくても一度話を受けた以上は、最後までお客様への確認を滞らせてはいけない、相手も忙しくあるのでしたら、そこはきちんとフォローの意味も込めて問い合わせることが大切だったとしみじみ感じています。


仕事でもプライベートでも相手がいる場合には、思うように予定が進まないことが多々起きるかと思います。

たとえば撮影の仕事で多数のスタッフが動き、ギリギリの予定を拾い上げて組んだスケジュールがキャンセルになると1,000万単位で予算がパーになることも…。プライベートでそこまでの金額的負担はないでしょうが、相手に対しては1,000万相当のダメージを与えかねません。

いづれにせよ、自分の気持ちに正直に進むことではありますが、相手を思いやる気持ちは持ちたいものです。「ホウ・レン・ソウ」報告・連絡・相談…よく言われることですが、仕事はもちろんプライベートでも相手に任せきりにせず、自分から動くことがどれだけ大切か、しみじみ感じた年末でした。

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・この記事を書いた竹村由佳ってどんな人?
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