メール送信時のミスを減らすための方法と手順

エディターソフト(メモ帳やテキストエディット等)を利用して本文を書くこと、そして慌てずしっかりと確認することで、大半の「ああああぁっ!!!」は防げます。

  1. 本文をエディターソフトで下書き
  2. 件名を記入
  3. 添付ファイル
  4. 本文をコピー&ペースト
  5. 宛先の選択と確認
  6. 再度チェックして送信ボタン

※送信ボタンは慌てずに!

メールを書く手順を考えよう

大事なメールほど、本文を書く時はエディターソフトでまず下書きをして、手順を意識してチェックすることを心がけるだけで、かなりミスが減ります。

1.本文を下書き

メールソフト(またはブラウザ)にいきなり書くのではなく、まずは下書きを行います。

伝えたい要点をきちんとまとめているか、宛名は正しいか、敬語は正しいかもきちんと考えます。

2.件名を記入

よく件名を書き忘れることがあります。また、先に下書きを済ませているため、件名と本文の内容がズレることも防げます。

3.添付ファイル

添付ファイルを用意します。

ファイル形式は先方が開けるかどうか、あらかじめ確認してください。また、概ね5MBを超える場合は、先方に確認の上で外部ストレージ(ギガファイル便等)を利用しましょう。

添付ファイルの間違いがないよう。また、ファイル名も相手にわかりやすいものを用いると良いと思います。

最近はWindowsとMacでのやりとりでも、平仮名ファイルで問題ありませんが、機種依存文字と呼ばれる記号は文字化けしたり破損の原因になりますので使用は控えましょう。

4.本文をコピー&ペースト

下書きしていた本文をコピペします。コピペの漏れ・抜けがないか注意してください。

文章が長い場合は、適宜段落を設けて読みやすくすると親切です。

5.宛先の選択と確認

宛先をアドレス帳から選択、または入力します。

宛先に間違いないか、複数の送信先がある場合は漏れ・抜けがないか、CcやBccの扱いは正しいか、本文にある宛名と一致しているか等をチェックしましょう。

6.再度チェックして送信ボタン

件名、宛名や会社名、本文の誤字脱字、添付ファイル、その他約束事項を今一度確認し、送信ボタンを押してください。

メッセンジャーやLINEでも有効な「本文の下書き」

メッセンジャーやLINEを使う場合、意図せぬタイミングで送信してしまいがち。

短文をプライベートでやりとりするなら問題ありません。ただ、時折仕事で使う場合は文章量も増えがちです。一度下書きをして送ることで、送信ミスや内容間違い、送信相手の間違い等を確認できます。

また、子どもの相手をする合間に連絡を取らなくてはならない場合も、一度下書きしておくことで、子ども絡みの誤発信を防げます。

英文メールでも役に立ちました

全く英語で意思を伝えられないうさくま堂ですが、外国人のお客様とお仕事のやりとりをしています。

一度日本語で下書きすることで、Google翻訳を駆使しながら、時に英語に精通している方に助けてもらいながら、なんとか仕事を進めることができました。

もちろん、英語が正しく伝わらないことも多々ありましたが、この方法で伝えたいことが整理できました。


もともとが、そそっかしいうさくま堂。

これでも添付ファイル忘れたり、書き忘れたことがあったり…完全にないとは言い切れません。

でも、会社員の頃に比べたら、しっかりチェックする意識ができて、かなりメールによる行き違いやトラブルは避けられて来たかなと思っています。

メールでのやりとりがスムーズにできない方は、ぜひ参考にしてみてください。